Hoppa till huvudinnehållet

Dataskyddspolicy

Här hittar du Forenas Dataskyddspolicy som bland annat talar om vilka personuppgifter Forena behandlar, till vilket ändamål samt dina rättigheter.

Syfte och bakgrund

Forena tar din integritet på allvar. Som personuppgiftsansvarig är Forena skyldig att se till att all behandling av personuppgifter i förbundet sker i enlighet med gällande dataskyddsregler.

Du som medlem ska känna dig trygg när du lämnar ut personuppgifter till oss. Här beskrivs vilka personuppgifter Forena behandlar, till vilket ändamål och vilka rättigheter du har som registrerad.

För att vi ska vara säkra på att det är dig som vi pratar med på telefon behöver du identifiera dig när du ringer till oss. Vi erbjuder enkel identifiering via mobilt Bank-ID. Om du inte har tillgång till mobilt Bank-ID så har vi andra metoder som vi berättar om när du ringer in.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en uppgift som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande person. Exempel kan vara namn, personnummer, telefon och adressuppgifter men också en e-postadress, en IP-adress, ljudinspelning eller ett foto. Vissa personuppgifter räknas som särskilt känsliga, däribland uppgift om fackligt medlemskap, och ska därför behandlas med särskild aktsamhet.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Forena, organisationsnummer 802001-1535, är ansvarigt för de personuppgifter som vi samlar in om dig och den behandlingen som framgår nedan. Forena följer tillämplig dataskyddslagstiftning i all personuppgiftshantering som sker inom förbundet.

Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor kring integritet och behandlingen av dina personuppgifter. Du når oss på följande kanaler:

E-post: dataskydd(a)forena.se
Telefon: 08-791 17 00
Postadress: Forena, 103 54 Stockholm

Medlemmars personuppgifter

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att uppfylla dina rättigheter enligt våra stadgar behöver vi behandla dina personuppgifter. Våra stadgar hittar du här. Det kan röra sig om att

  • Administrera ditt medlemskap (inträdesansökan, fakturera din medlemsavgift och liknande)
  • Tillgodose att du har tillgång till våra medlemsförmåner (försäkringar, rabatter och liknande)
  • Förhandla dina anställnings- och lönevillkor, stödja dig i arbetsrättsliga frågor och i övrigt tillvarata dina rättigheter gentemot din arbetsgivare
  • Säkerställa att du omfattas av lönerevision i enlighet med aktuellt kollektivavtal
  • Kommunicera med dig och hålla dig uppdaterad med information från förbundet samt genomföra enkätundersökningar
  • Upprätta bokförings- och revisionsunderlag
  • Administrera anmälan och deltagande vid våra kurser och aktiviteter
  • Ta fram medlems- och lönestatistik
  • Administrera konfliktåtgärder och utbetalningar vid konflikt med arbetsgivare

Vilka personuppgifter samlar vi in?

I samband med din medlemsansökan eller under medlemskapet får du lämna viss information om dig själv till oss. Du kan när som helst uppdatera de uppgifter du tidigare lämnat till Forena via vår hemsida. Vi kan även vid tillfällen ta emot information från din arbetsgivare, till exempel i samband med lönerevision eller i statistiksyfte. Den information det kan röra sig om är:

  • Personnummer, namn, bostadsadress, e-postadress, telefonnummer
  • Uppgifter om arbetsgivare, arbetsplats, lön och vykod
  • Förtroendeuppdrag och genomförda utbildningar inom Forena
  • Betalningsinformation, faktureringsinformation och bankkontouppgifter vid exempelvis autogiroanmälan
  • Information vi mottar i samband med medlemsärenden och förhandlingar förknippade med din person, till exempel handlingar i ett arbetsskadeärende.

Icke-medlemmars personuppgifter

Vi kan komma att behandla uppgifter även för dig som inte är medlem i Forena. Detta sker i samband med att du kontaktar oss eller att du berörs av ett ärende som vi handlägger. Vi behandlar även dina personuppgifter i de fall du anmäler dig till någon av våra aktiviteter, prenumererar på nyhetsbrev eller i övrigt själv lämnar ut uppgifter till oss. Det kan även förekomma att uppgifter lämnas till oss av en medlem i samband med ett arbetsrättsligt ärende.

Forena kan även ta emot löneuppgifter och arbetsplatsuppgifter om icke-medlemmar från arbetsgivare i samband med lönerevision. Dessa behandlas endast när det är nödvändigt för att genomföra lönerevision i enlighet med gällande kollektivavtal.

Vi kan även komma att behandla uppgifter om dig i din yrkesroll som arbetsgivare, beslutsfattare, arbetsmiljöombud, mediakontakt eller motpart där vi företräder vår medlem.

Den information det kan röra sig som är:

  • Personnummer, namn, bostadsadress, e-postadress, telefonnummer
  • Arbetsgivare, arbetsplats, lön och befattning
  • Information i samband med ärenden, aktiviteter eller undersökningar

Personuppgifter för leverantörer och samarbetspartners

Forena behandlar ibland personuppgifter för anställda hos våra leverantörer och samarbetspartners. Detta är i form av kontaktuppgifter som är nödvändiga för att underhålla vår avtalsmässiga relation eller för fakturering. Information kan lämnas till oss av dig eller din arbetsgivare.

Vilka andra kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Forena har informationsutbyte med andra organisationer, myndigheter och företag när det krävs för att fullgöra vårt uppdrag. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert och lagligt sätt. Vi kan komma att dela dina uppgifter med:

  • Försäkringsbolag, för att försäkringsbolagen ska tillhandahålla de medlemsförsäkringar som du har rätt till
  • Banker, för betalning, fakturering, medgivanden eller återbetalning av din medlemsavgift
  • Arbetsgivare samt arbetsgivarorganisation, i samband med lönerevision, för statistik eller vid konflikt med arbetsgivare
  • Tryckeri, postombud och digitala kommunikationstjänster för utskick av information och nyhetsbrev
  • Leverantörer av IT-system- och tjänster åt Forena
  • Resebyrå, om du som förtroendevald behöver resehandlingar och övernattning för facklig utbildning eller medverkar vid kongress eller andra fackliga sammanhang
  • Leverantörer av tjänster till medlemmar och förtroendevalda, till exempel våra medlemsförmåner och profilprodukter
  • Aktivitets- och konferensarrangörer, i de fall du anmält dig till våra kurser och event kan vi komma att dela uppgifter om deltagare till arrangören
  • Myndigheter, i de fall vi enligt lag är skyldiga att lämna ut uppgifter till exempelvis Skatteverket

Var lagrar vi dina personuppgifter?

Alla personuppgifter som Forena behandlar internt och externt behandlas inom EU/EES-området. Forena lämnar aldrig ut personuppgifter som riskerar att hamna utanför EU/EES-området.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar informationen så länge det är nödvändigt för att uppfylla syftet med insamlingen av personuppgifterna. Väljer du att lämna Forena sparar vi dina uppgifter i upp till tre år. Uppgifter rörande bokföring, betalningar och transaktioner sparas i sju år enligt bokföringslagen. Har du haft ärenden hos Forena kommer uppgifter i ärendet sparas i 10 år. Förekommer uppgifter om andra personer i ärendet sparas även dessa i 10 år.

Personuppgifter om potentiella medlemmar (som inte rekryterats) rensas efter tre månader.

Deltar du i våra utbildningar eller arrangemang sparas information om detta under hela ditt medlemskap i utvärderingssyfte och för att dokumentera kompetensförsörjning. Om du inte är medlem och deltar i en aktivitet så sparas endast uppgifter som behövs i bokföringssyfte.

Uppgifter om leverantörer och samarbetspartners raderas när de inte är aktuella eller om avtalet mellan parterna upphört.

Vissa uppgifter kan komma att sparas längre på grund av lagstadgade lagringstider eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Detta kan till exempel bli aktuellt vid pensionsfrågor, arbetsskadeärenden eller för att försvara dina rättigheter i förhållande till din arbetsgivare. Forena för statistik i syfte att utveckla försäkringsbranschen och personuppgifter kan sparas längre i underlag för denna statistik även efter avslutat medlemskap. Forena har också skyldighet enligt lag att spara underlag för bokföring, betalningar och transaktioner som omfattas av skattelagstiftningen och bokföringslagen.

Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering

Som registrerad hos Forena har du enligt dataskyddsförordningen rätt till:

  • Att få ett registerutdrag över de personuppgifter vi har om dig och information om behandlingen.
  • Att begära rättelse av felaktiga uppgifter vi har om dig. Du har också rätt att komplettera med uppgifter som du tycker saknas och som är relevanta med hänsyn tagen till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.
  • Radering av uppgifter om dig, vilket kan vara i fall där:
  1. uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
  2. behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket
  3. behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
  4. du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
  5. personuppgifterna har behandlats olagligt
  • Begränsning av behandling, vilket innebär att uppgifterna i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I dessa fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under den tid som uppgifternas korrekthet utreds.
  • Att göra invändningar mot viss behandling av dina uppgifter. Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring eller efter en intresseavvägning.
  • Att inte bli föremål för beslut som endast grundas på automatiserat beslutsfattande om beslutet kan ha rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.
  • Dataportabilitet, vilket innebär att du i vissa fall har rätt att få ut dina personuppgifter i elektroniskt format och använda uppgifterna på annat håll. Detta gäller för uppgifter som du har tillhandahållit Forena och som behandlas av oss med samtycke eller avtal som laglig grund.

Har du frågor kring integritet, personuppgifter eller dina rättigheter som registrerad är du välkommen att kontakta Forena per e-post, post eller telefon.

E-post: dataskydd(a)forena.se
Telefon: 08-791 17 00
Postadress: Forena, 103 54 Stockholm

Forena har ett dataskyddsombud för att säkerställa att dataskyddslagstiftningen följs och att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt.

E-post: dataskyddsombud(a)tco.se
Postadress: Dataskyddsombud, TCO, 114 94 Stockholm

Om du upplever att dina rättigheter inte möts av Forena har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen rörande Forenas behandling av dina personuppgifter.