Hoppa till huvudinnehållet

Tips till det digitala årsmötet!

Här har Forena samlat tips till er som ska hålla i ett digitalt årsmöte!

ANVÄNDNING AV DIGITALA MÖTESVERKTYG

Forena har inget eget digitalt mötesverktyg för videokonferens som kan användas av föreningar/klubbar. Om arbetsgivaren tillåter kan ni bjuda in till möten via arbetsgivarens digitala mötesverktyg.

TÄNK PÅ FÖLJANDE

  • Att informera de som deltar om att de inte kan göra det utan att röja sitt medlemskap för övriga deltagare. Det är som att delta på ett fysiskt möte
  • All digital kommunikation lämnar spår. Använd därför inte chatten i det digitala mötesverktyget till att diskutera interna fackliga frågor.

Ska ni använda Teams som verktyg kan ni minimera risken att röja medlemskapet vid inbjudan till mötet genom att göra följande:

  • Skapa en mötesinbjudan till ett Teamsmöte, och lägg dig er i styrelsen som mötesdeltagare.
  • Gå in i mötesbokningen och kopiera länken till mötet.
  • Nu kan ni klistra in möteslänken i ett mailutskick till medlemmarna (eller de medlemmar som har anmält sig).

PLANERA PAUSEN

Inför årsmötet bör ni göra en tidsuppskattning på hur lång tid ni beräknar att årsmötet tar. Som deltagare på digitala möten har vi svårare att upprätthålla koncentrationen över en längre tid. Sätt därför som riktlinje att inget pass är längre än 45 minuter, och att ni därefter tar en bensträckare. Tror ni att ni hinner genomföra hela årsmötet på en timme behöver ni däremot inte sätta in en paus.

MÖTESADMINISTRATION

För ett digitalt årsmöte kan det vara klokt att tänka till kring behov av olika roller under mötets gång, bestäm exempelvis vem som hälsar välkommen, går igenom spelreglerna, startar upp och avslutar årsmötet. Att ha en tydlig struktur, där alla styrelsemedlemmar vet ”vem gör vad” under mötets gång, ger en trygghet inför mötet.

TÄNK PÅ FÖLJANDE

  • Förbered er och gå igenom mötet tillsammans med mötesordförande. Informera om vilka frågor som kan uppstå och om det kommer att göras några komplicerade omröstningar
  • Diskutera innan mötet hur ni ska göra med röstlängden. Kan ni låta någon (exempelvis den som ska väljas till sekreterare) notera vilka som loggar in på mötet som har rösträtt? Kommer medlemmarna att behöva anmäla sig till årsmötet har ni även det som underlag för en ”checklista”.
  • Bestäm hur ni ska hålla koll på talarlista. Kanske bör någon få i uppdrag att hjälpa mötesordföranden att göra en talarlista (t ex kolla uppräckta händer).
  • Vem/vilka ska vara rösträknare? Informera om att de eventuellt kan behöva jobba aktivt under mötet om ni väljer att maila in röster.
  • Se till att handlingarna är tillgängliga för er själva, förslagsvis på en separat skärm eller utskrivna.

BÖRJAN AV MÖTET – VÄLKOMNANDET OCH SPELREGLER

Förbered välkomnandet av deltagarna genom att lägga upp en bild, exempelvis i Powerpoint, där det står ”Välkommen till Forenas årsmöte! Vi startar kl 11:30”. Det välkomnar dem som loggar in i god tid innan mötet. Efter att ni kört igång mötet och hälsat alla välkomna personligen kan ni gå igenom upplägget för årsmötet, så att deltagarna vet vad som händer och förväntas av dem. Exempel på spelregler för ett digitalt möte kan vara:

  • Uppmana mötesdeltagarna att slå av mikrofonen för att undvika störande bakgrundsljud.
  • Ge gärna hänvisningar hur mötesdeltagarna ska hantera tekniska problem, ska de skriva i chatten eller ringa? Tips är att utse en ”tekniskt ansvarig” på förhand, som kan hantera de frågor som uppstår.
  • Som nämnt ovan, använder ni arbetsgivarens mötesverktyg behöver ni informera om att chatten ej ska användas till att diskutera interna fackliga frågor.
  • Förklara hur deltagarna ber om ordet/ställer en fråga under mötets gång.

SÅ RÖSTAR NI PÅ ETT DIGITALT ÅRSMÖTE

Under ett årsmöte behöver deltagarna kunna rösta, och vid ett fysiskt möte brukar acklamation användas som metod. Acklamation betyder att deltagarna muntligen uttrycker om de godkänner förslag, eller om de motsätter sig. Ordföranden på mötet avgör därefter om en majoritet har uttryckt sig för ett godkännande eller ej.  På ett digitalt möte kan ni välja att använda er av omvänd acklamation, istället för att mötesdeltagarna svarar ”ja” på frågan om de godkänner ett förslag frågar mötesordförande vilka som är emot. Får ni få svar innebär det att en majoritet ger sitt bifall/godkännande för förslaget.

TÄNK PÅ FÖLJANDE

  • Förklara noggrant hur röstningen kommer gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta för det är viktigt att alla deltagare förstår hur de går tillväga.
  • Forena har ett mötesverktyg, InSurvey, förtroendevalda kan använda inför årsmötet. Ni behöver ett registrerat användarkonto samt genomgång av verktyget i god tid inför årsmötet. Är ni intresserad av att använda InSurvey behöver ni därför kontakta Forenas kansli senast två veckor innan årsmötet äger rum, ta kontakt via info(a)forena.se.

TIPS TILL ER SOM SKA PRATA PÅ MÖTET

Till er som ska leda mötet i helhet, eller presentera någon mötespunkt, finns det vissa saker ni kan tänka på inför mötet:

  • Att synas i bild – Är du styrelsemedlem rekommenderar vi att du syns i bild under hela årsmötet, prata gärna ihop er inom styrelsen och stäm av detta gemensamt.
  • Din bakgrundsmiljö - Fundera på om det finns något i din egen ljudmiljö som kan bli ett problem när du slår på mikrofonen för att prata, exempelvis ett öppet fönster, aviseringar på din telefon eller en annan familjemedlem som arbetar hemifrån.
  • Låt engagerad - Hur du låter när du pratar spelar alltid roll och om du inte syns i bild blir det ännu viktigare. Det handlar inte om att låta käck utan om att låta som att du är glad att vara där, att du tycker att ämnet är intressant och att du har en vänlig ton.