1. Skicka ut en save the date och motionsinfo!
Enligt stadgarna ska medlemmar skicka in sina motioner senast 30 dagar innan årsmötet, så för att de ska ha chans att göra detta behöver ni kommunicera datumet för årsmötet i god tid. Tips är att skicka ut en save the date tillsammans med information om vad en motion är. RMS:en är verktyget för att skicka ut mail till medlemmarna, vill ni veta mer om RMS:en finns manualer samlade under medlemskommunikation.
2. Lägg tid på att göra en inkluderande och snygg inbjudan!
För den som aldrig varit på ett årsmöte är det svårt att veta vad det innebär. Istället för att skicka ut all info på en och samma gång kan ni dela upp det: en save-the-date som skickas ut så snart ni satt datum, sedan inbjudan med en beskrivning av årsmötet, och därefter skicka kallelsen 14 dagar innan med handlingarna (dagordning, valberedningens förslag och revisionsberättelsen). Tips är också att ge medlemmarna en uppmaning i inbjudan: "Boka in årsmötet i din kalender!", "Anmäl dig genast!”, "Tipsa dina kollegor om årsmötet och anmäl er tillsammans!" - då är chansen större att de också gör det.
3. Får ni ingen reaktion på inbjudan? Upprepa!
Fick ni inte önskad reaktion på er inbjudan? Gör några små förändringar i er ursprungliga inbjudan och skicka den på nytt.
4. Ta hjälp av aktiva medlemmar!
Prata med medlemmar ni vet brukar komma på årsmötet och uppmuntra dem att ta med sig en kollega (som är medlem) till årsmötet. En person som aldrig varit på ett årsmöte kan känna sig tryggare om hen får följa med en annan medlem.
5. Engagera era kontaktombud!
Har ni kontaktombud så engagerar ni även dem i arbetet inför årsmötet. Ge dem uppdraget att informera respektives avdelning/enhet om årsmötet. Kanske kan de informera sina kollegor vid ett personalmöte, på intranät eller bara muntligt vid kaffemaskinen?
Tänk på att ge kontaktombuden bra information om vad ett årsmöte är, varför det är viktigt att medlemmarna deltar och vad som kommer att hända på ert årsmöte. Ge dem argument att föra vidare.
6. Informera alla!
Informera alla på arbetsplatsen om att Forena har årsmöte! Kan ni skriva ut det på intranätet är det ett bra sätt att få spridning. Annars kan ni affischera. Smarta ställen att sätta upp affischer på är vid kaffeautomaten, i hissar, vid kopieringsautomaten och på insidan av toadörrar.