Alla medlemmar i klubben/sektionen har rätt att komma på årsmötet och göra sin röst hörd. Därför måste alla få information om när och var årsmötet ska hållas. I era stadgar står hur lång tid före årsmötet som kallelsen måste skickas ut till medlemmarna (minst 14 dagar), och hur den ska skickas ut. Alla årsmöteshandlingar ska skickas ut tillsammans med kallelsen.
Alla medlemmar har rätt att komma med förslag till årsmötet i form av motioner. Därför är det viktigt att i god tid tala om för medlemmarna att de kan lämna in motioner till styrelsen. En motion som lämnas in till styrelsen, måste alltid besvaras och tas upp på årsmötet.
För styrelsen gäller det att förbereda årsmötet och de handlingar som ska tas upp. Sådana handlingar är
- Förslag till dagordning.
- Verksamhetsberättelse.
- Ekonomisk berättelse.
- Eventuella förslag från styrelsen.
- Eventuella motioner.
- Verksamhetsplan och budget för kommande år.
Det är viktigt att styrelsen i god tid informerar revisorer och valberedning när årsmötet ska hållas, så att de hinner slutföra sina uppgifter till mötet. Revisorerna ansvarar för att skriva en revisionsberättelse till årsmötet. Valberedningen ansvarar för att ta fram förslag på styrelseledamöter.
CHECKLISTA INFÖR ÅRSMÖTE
- Boka datum och eventuell lokal för årsmötet.
- Informera valberedarna om när årsmötet ska hållas.
- Informera revisorer om när årsmötet ska hållas.
- Informera medlemmarna om när motioner till årsmötet ska lämnas in.
- Gör den ekonomiska berättelsen och ge till revisorerna.
- Fundera på vilka som ska vara årsmötesordförande och sekreterare och fråga personerna.
- Skicka ut kallelse till årsmötet. Läs mer om hur du kan marknadsföra årsmötet: Sex tips för marknadsföring av årsmötet
- Skriv förslag till dagordning.
- Skriv verksamhetsberättelse för det gångna året.
- Behandla inkomna motioner och skriv svar på dem.
- Skriv förslag till verksamhetsplan för kommande år.
- Gör förslag till budget för kommande år.
PÅ ÅRSMÖTET
På årsmötet har alla medlemmar i klubben/sektionen rätt att närvara, yttra sig, lägga fram förslag och rösta. Vilka punkter som ska tas upp på årsmötet, kan ni se i dokumentet Förslag till årsmötesdagordning.
Mötesordförande bör vara en person som inte har något annat uppdrag under årsmötet och som inte kommer att delta i debatten. Med god framförhållning kan ni bjuda in någon från kansliet att vara mötesordförande.